Хорошо организованное благотворительное мероприятие обычно является успешным благотворительным мероприятием, благодаря координатору благотворительных мероприятий, который планирует каждую деталь. Для координатора не требуется формального образования или опыта, хотя многие организации предпочитают, чтобы кандидаты имели степень бакалавра в области гостиничного менеджмента или опыт работы в сфере общественного питания или планирования мероприятий. Координаторы могут получить добровольную сертификацию в качестве сертифицированного специалиста по организации встреч или CMP через Совет индустрии конференций.
Координация работы поставщиков
Координатор благотворительных мероприятий работает со многими различными поставщиками и другими участниками, чтобы обеспечить удовлетворение их потребностей и бесперебойное выполнение процесса настройки. Координаторы могут работать с флористами, группами, диск-жокеями, шеф-поварами, поставщиками провизии, спикерами, сотрудниками службы безопасности, камердинерами и всеми, кто участвует в настройке до начала мероприятия. Координаторы также устанавливают графики, чтобы поставщики знали, когда приходить и как действовать дальше.
Список гостей
Координатор благотворительного мероприятия должен работать с организаторами мероприятия для создания и обновления списка гостей. Координаторы выбирают, адресуют и отправляют приглашения всем в списке гостей, получают и отслеживают ответы на приглашения и периодически предоставляют организаторам мероприятия обновленную информацию о предполагаемой посещаемости. Важные персоны или важные гости могут получить личный телефонный звонок от координатора, чтобы убедить их принять участие. Задолго до мероприятия координатор оценивает количество гостей, которые будут присутствовать, и предоставляет смету поставщикам провизии и другим поставщикам.
Сбор средств
Координаторы благотворительных мероприятий помогают планировать и проводить мероприятия по сбору средств во время мероприятия. Например, координатор может просить предприятия и частных лиц пожертвовать предметы для молчаливого аукциона, который проводится во время мероприятия. Координаторы собирают предметы аукциона и работают с сотрудниками отдела маркетинга, чтобы создать привлекательный рекламный показ. Они поощряют людей на мероприятии участвовать в аукционе, собирать пожертвования и вручать призы.
Гости из других городов
На благотворительном мероприятии часто выступает один или несколько приглашенных докладчиков, которые рассказывают о благотворительной организации и о том, как она использует пожертвования для достойного дела. Когда спикер отправляется на мероприятие, координатор благотворительного мероприятия организует поездку спикера, включая авиабилеты, бронирование гостиниц и транспорт на мероприятие и обратно. Координаторы проверяют, находится ли спикер в пути в день мероприятия, и могут приветствовать спикера, когда она прибудет в отель.